Systemizace
- firemní organizační jednotky / útvary
- struktura útvarů (organigram)
- pracovní místa
- osoby a jejich přiřazení na pracovní místa
- profese
- nákladová střediska
- okruhy útvarů a pracovních míst
- export organizačních struktur
- import dat z externího systému (např. SAP HR)
- kontrola dat vůči externímu systému
Působnosti
- procesní model
- procesně pojaté působnosti útvarů a pracovních míst
- evidence prováděných činností a jednoduché vyhledávání, jak je kdo zapojen do jednotlivých procesů
- organizační řád
- strukturované popisy pracovních míst (profesiogramy) s možností kontroly souladu s organizačním řádem
Vzdělávání
- kvalifikační požadavky míst ve vztahu ke způsobilostem osob
- plánování a evidence vzdělávacích akcí ve vztahu k požadovaným způsobilostem osob, vystavování pozvánek a prezenčních listin, hodnocení akcí a sledování jejich nákladů, vyhodnocování plánu výcviku
- plán zdravotních prohlídek, evidence provedených prohlídek, sledování termínů
- nároky míst na ochranné pomůcky a evidence jejich přidělování osobám
Podpisová práva
- správa podpisových oprávnění (kdo, co, za jakých okolností)
- popis oběhu dokladů
- podpisový řád
Řídicí dokumenty, pojmy, záznamy
- evidence řídicích dokumentů všech úrovní (vč. právních, státních norem atd.)
- vazby mezi řídicími dokumenty (které vyjadřují rozpracování dokumentu, změnu a zrušení dokumentu)
- odpovědnost za dokumenty (garance)
- výkladový slovník klíčových pojmů z řídicích dokumentů
- evidence firemních záznamů dokumentujících činnosti ve firmě a podporujících systémy managementu kvality, environmentu atd.
Mise, hodnoty, vize, politiky, cíle
- firemní mise (poslání) a její vývoj
- evidence hodnot, o které se firma opírá
- firemní vize (představa budoucnosti) v různých horizontech, odpovědnost za naplnění vizí
- analýzy SWOT a navazující strategie
- firemní politika (politiky) vč. jejich vývoje
- zásadní cíle včetně návaznosti na politiky (např. roční cíle kvality, environmentální cíle atd.)
- nástroje k dosažení cílů – programy a úkoly
Programy, porady, sledování úkolů
- integrace veškerých „programů“ (tzn. jakýchkoli harmonogramů navazujících úkolů), ať už mají charakter samostatných programů, akčních plánů, plánů kvality, environmentálních programů, preventivních opatření, nápravných opatření atd.
- ke každému programu se evidují úkoly a ke každému úkolu odpovědnosti konkrétních pracovních míst a zaměstnanců související s jeho splněním
- evidence různých druhů porad, zápisy z porad s inteligentním rozdělováním úkolů na splněné v termínu, splněné po termínu, nesplněné s ještě neprošlým datem splnění, nově uložené úkoly
- třídění obsahu porad podle okruhů problematiky s možností vyhledávání projednávané problematiky a uložených úkolů k těmto okruhům
Audity
- tvorba a správa programů auditů (např. roční program interních auditů QMS, roční program dodavatelských auditů, roční program externích auditů ze strany certifikačních orgánů atd.)
- auditní dotazníky (kontrolní dotazníky)
- plán auditu a související administrativa
- dokumentace průběhu auditu, evidence a kvalifikace zjištění
- zpráva z auditu
- formulace auditních zjištění – nedostatků, neshod, doporučení
- formulace okamžitých opatření
Neshody
- zakládání neshod nebo jiných zjištění (mimo audity)
- práce s neshodami (z auditu i mimo něj) – vyšetření příčin, určení termínů a odpovědných osob k vypořádání neshod
- tvorba a sledování opatření k neshodám
Riziková analýza
- zakládání a správa jednotlivých rizikových analýz, jejich kritéria
- evidence aspektů a dopadů jednotlivých rizik
- hodnocení možných dopadů, výpočet stupně nebezpečí
- kategorizace prací po provozech a funkcích
Přezkoumání SŘ
- situační zprávy vlastníků procesů
- redakce zprávy pro přezkoumání
- záznam o přezkoumání
Smlouvy/dohody/doklady
- správa pracovněprávních dokumentů,
- efektivní tisk a archivace pracovních smluv, dohod o provedení práce, platových výměrů, dohod o hmotné odpovědnosti,
- efektivní tisk a archivace velké řady dalších dokladů využívaných v kontaktu firmy a zaměstnance,
- vlastní tvorba šablon dokumentů, snadné odvozování nových dokumentů ze stávajících vzorů,
- snadný výběr z vytvořených šablon pro konkrétní využití,
- historie dokumentů každého zaměstnance
Systémový modul
- politika přístupových práv
- definice uživatelů a jejich skupin, definice programových objektů
- připojování k databázi a jeho změny
- identifikace firmy na sestavách
Modul pro nastavení
- připojení k databázi
- konfigurace stanice