DOKIS je webová aplikace, která řeší správu a vydávání řídicích dokumentů. Nutnou podmínkou je, že je zaveden současně SW ORGIS (několik málo modulů, zejména modul Řídicí dokumenty).
Přednosti DOKIS:
Snadný přístup k dokumentům prostřednictví webové aplikace
- K dispozici jsou jak texty dokumentů, tak další informace o nich (metadata).
- Přístup k dokumentům není vázán na konkrétní počítač ani na firemní počítačovou síť.
- Se snadným elektronickým přístupem souvisí i podstatná úspora tištěných dokumentů a nakládání s nimi.
- Pro práci s dokumenty je možné využívat různé filtry a třídění.
Prokazatelné přidělování dokumentů do útvarů a na jednotlivá pracovní místa
- Dokumenty přiděluje pověřený správce (pověření správci), údaje o přidělení se archivují.
- Dokumenty se přidělí na pracovní místa v rámci organizační struktury bez ohledu na případné personální změny.
Prokazatelné seznámení zaměstnanců s dokumenty
- Zaměstnanec musí potvrdit seznámení se s dokumentem, časové údaje o tomto seznámení se archivují.
- Informace o přidělení dokumentu zaměstnanci se archivují i v případě jeho přesunů na jiná pracovní místa.
Zajištění aktuálnosti dokumentů pomocí plánování validací
- Plánování validací při založení dokumentu nebo jeho revize a dále po každém provedení validace.
- Evidence poznatků z validace a možnost zaznamenání návrhu na aktualizaci nebo zrušení dokumentu vč. data.
Vynikající informovanost o soustavě dokumentů pomocí různých přehledů dokumentů
- Přehledy uspořádané podle pracovních míst a pracovníků, přehledy uspořádané podle dokumentů.
- Možnost zobrazení úplné historie dokumentu a jeho revizí, a to včetně historických znění.
Snadné vkládání dokumentů a jejich revizí do systému
- Vkládání informací o dokumentech je podpořeno výběrem vybraných údajů z připravených číselníků.
- Při vkládání textů je nutné založit základní dokument a dále je možné vložit libovolný počet příloh.
Provázání správy dokumentů s obecnou podporou systému řízení v softwaru ORGIS
- Provázání správy dokumentů s obecnou podporou SŘ je důležitou konkurenční výhodou!
- Údaje o dokumentech se automaticky stávají součástí rozsáhlé databáze podporující obecný systém řízení firmy.
- Údaje o dokumentech se v různých dalších evidencích využijí při certifikacích různých systémů managementu.