RECEPCE

Pokladní, ubytovací a rezervační software pro recepce autokempů

Program RECEPCE pomáhá odbavovat hosty v mnoha kempech Čech a Moravy včetně těch nejoblíbenějších a nejúspěšnějších.

https://www.dokempu.cz/kemp-roku/

Stručně

rychlé vystavení ubytovacího dokladu, rychlé prodloužení pobytu

kontrola správnosti úhrady služeb - kontrolní štítky na stany a auta

přehled o volné kapacitě kempu

evidence rezervací a záloh, tvorba smluv, poukazů

doklady pro úřady bez duplicitního vypisování (cizinecká policie, obecní úřad, statistický úřad)
možnost využít čtečku osobních dokladů pro zápis hosta do seznamu ubytovaných

podklady pro snadné zaúčtování

důležité informace pro řízení kempu

služba technické podpory pro uživatele programu

RECEPCI lze využít při provozu autocampingů všech velikostí, program je možné nasadit v síťovém provozu a s více pokladnami.

WEBOVÁ NADSTAVBA RECEPCE-ONLINE UMOŽŇUJE HOSTŮM REZERVOVAT CHATU/POKOJ/MÍSTO A REZERVACI IHNED UHRADIT
Hosté odkazem na webové stránce kempu jsou přesměrováni do webového prostředí, kde mohou vybrat z volné kapacity požadovaný typ ubytování. Po úhradě platební kartou se provede rezervace (přímo v databázi programu RECEPCE 7), host obdrží potvrzení rezervace, doklad o provedení úhrady, obchodní a storno podmínky. S takovouto rezervací se pracuje obdobně, jako s běžnou ručně založenou rezervací.

AKTUÁLNĚ - OBECNÉ NAŘÍZENÍ O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ (GDPR)
V roce 2018 vstoupilo v platnost Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (General Data Protection Regulation neboli GDPR ). Dokument Nařízení je ZDE.
Program byl aktualizován, provozovatelům autokempů nabízíme pomoc i se související metodikou.

Naším partnerem je CAMP.CZ - Asociace kempů ČR

Klíčové vlastnosti

Rychlé odbavení hostů
Díky řadě pomůcek v programu RECEPCE ubytujete hosty rychleji a bez chyb.

Úspora vašeho času
RECEPCE sama zpracuje řadu výstupů, které vás dosud stály hodně času (výkazy pro úřady, podklady pro zaúčtování...)

Přehled o kempu
Oproti "ručně" vedeným evidencím s programem RECEPCE získáte podstatně lepší přehled o kempu: o volné kapacitě, o dnes odlíždějících / přijíždějících hostech, o stanech, které jsou/nejsou zaplacené, o autech, ubytovaných hostech, o tržbách...
Podrobné informace o provozu za uplynulou sezonu včetně počtu ubytovaných hostů, struktury čerpaných služeb, výše a časového rozložení přijatých záloh dovolí dobře se připravit na sezonu příští.

RECEPCE se přizpůsobí Vašim zvyklostem
Program je jediným softwarovým produktem na českém trhu specializovaným pro podmínky a zvláštnosti provozu autokempů.
Po nastavení parametrů v programu bude recepce fungovat podle vašich zvyklostí, jen snadněji a rychleji.
Lze upravit texty účtenek a dalších dokladů.
Konstrukci ceny služeb a slev je možné provádět několika způsoby.

Spokojenost hostů
Rychlé odbavení hosta znamená jeho kratší čekání v recepci kempu. Doklad pro hosta obsahuje přehledný seznam placených služeb tištěný v různých jazykových variantách.

Zpracování a zabezpečení velkého objemu dat
Program je vytvořen moderními technickými prostředky a umožňuje zpracování velkého objemu dat i vysokou úroveň jejich zabezpečení. Rychlost provozu je možno zvýšit nasazením programu na více pokladnách, případně i využitím čteček osobních dokladů a dalších nástrojů.

Snímky obrazovky

Adresář hostů

Kontrolní rekapitulace služeb před uložením a vytištěním ubytovací účtenky

Vytištěná ubytovací účtenka

Povolení k vjezdu pro evidované vozidlo

Přihlašovací lístky pro ubytované cizince

Uzávěrka směny s přehledem tržby v hotovosti

Přehled tržeb podle druhu služby pro vybranou uzávěrku/období

Domovní kniha ubytovaných cizinců

Ubytovací plán

Obsazenost zobrazená v mapě

Čtečka osobních dokladů

Ubytovací účtenka včetně povinných údajů pro elektronickou evidenci tržeb (EET)

Neubytovací účtenka pro výstup na paragonovou tiskárnu včetně povinných údajů pro EET

Popis modulů

Ubytování

ubytování hosta - zanesení do evidencí (osoby, auta, stany, obsazené chaty, vybrané kauce...)
možnost zrychlit práci využitím čtečky osobních dokladů (OP/ pas s čtecí zónou)
vystavení účtenky, dodacího listu nebo otevření účtu (možno platit na začátku nebo na konci pobytu, podpora platby platební kartou)
prodloužení nebo zkrácení pobytu
storno dokladu, vystavení náhradního dokladu
vystavení dokladu na další služby během pobytu
možnost využívání několika ceníků / termínovaných ceníků
vyhledání hosta podle různých kriterií
přihlašovací lístky pro cizineckou policii podle aktuálního znění zákona
možnost vystavování účtenek u několika pokladen (s oddělenými uzávěrkami)
uzávěrka směny (deník účtenek a dodacích listů, tisk knihy hostů, úklidové lístky, přehled tržby, vystavení faktur, podklady pro cizineckou policii...)
zpracování statistiky pro Český statistický úřad
zpracování domovní knihy /přihlašovacích lístků za ubytované cizince (s možností elektronického odesílání)
evidence výběru rekreačního poplatku
měsíční a roční statistika
vyhodnocení vytížení lůžkové kapacity

Objednávky pobytu

evidence objednávky, vystavení potvrzení o přijetí objednávky s možností odeslat je elektronickou poštou, zanesení pobytu do ubytovacího plánu (rezervace pobytu), tisk knihy objednávek
vystavení smlouvy - dopisu potvrzujícího pobyt
zálohové faktury a evidence zálohových plateb včetně vystavení daňového dokladu k přijaté platbě
přehled rezervovaných pobytů
vystavení dopisu s odmítnutím objednávky z kapacitních důvodů
podpora jiných typů korespondence s hosty

RECEPCE-ONLINE (příjem rezervací z webu)

Webová nadstavba umožňuje, aby host zadal požadované období, z volné kapacity vybral požadovaný typ ubytování.

Komu je systém určen

RECEPCI mohou využívat kempy všech velikosti a typů:

malé rodinné kempy
velké kempy, kde je případně nutné odbavovat hosty u více pokladen
kempy, které ubytovávají pouze hosty s vlastními stany a karavany
kempy ubytovávající v chatách, pokojích, vlastních stanech nebo na karavanových/stanových místech, ke kterým evidují rezervace

Systém obsluhují recepční v recepci ubytovacího zařízení, případně pak z další počítačové stanice pracovníci evidující rezervace dohlížející na provoz v kempu.

Technická specifikace

Architektura	klient/server
DB Engine	Microsoft SQL Server 2008 R2 a vyšší (včetně Express edition)
Desktop OS	Microsoft Windows XP a vyšší, doporučujeme Microsoft Windows 7 a vyšší. POZOR! Autokempy s povinností elektronicky evidovat tržby s ohledem na technickou specifikaci EET nebudou moci software provozovat na OS Microsoft Windows XP, pouze na Windows 7
Server OS	Microsoft Windows Server 2003 a vyšší, Microsoft Windows XP a vyšší
HW	tiskárna A4 (laserová) pro tisk dokladů, tiskárna pro tisk kontrolních štítků (volitelně), tiskárna paragonová (š. 80 mm) pro tisk účtenek (volitelně), čtečka osobních dokladů (volitelně), čtečka čárového kódu (volitelně), pokladní zásuvka (volitelně

Reference

Program využívají v České republice desítky kempinků různé velikosti, od malých rodinných po ty největší, mezi nimi například:

Amerika Františkovy Lázně, Bítov, Borová u Poličky, Broumar Opočno, Frenštát p. R., Jedovnice, Karlštejn, Klánovice, Klůček, Lodín, Mělník, Modřín, Mostkovice, OASE Praha, Olešná, Pastviny, Plecháč, Primátor Litomyšl, Rozkoš, Seč Pláž, Sedmihorky, Strážnice, Triocamp Praha, Velký Vír, Velký Vřešťov, Vranovská pláž, Wilsonka, YC Dyje Pavlov, Zvůle...

Každoročně řadu z nich najdete na nejvyšších příčkách ankety KEMP ROKU serveru DoKempu.cz (RECEPCI využívá každý druhý kemp z těch, které se umístily na prvních deseti místech ankety z roku 2022).