OBES

Obecní evidence smluv

Stručně

OBES zajišťuje centrální evidenci smluv a řeší jejich dopady do účetnictví a do rozpoču. Je určený zejména pro obce, městysy, města i statutární města.

OBES je vyvíjen ve spolupráci s Ing. Ivanou Schneiderovou, na jejích webových stránkách naleznete spoustu souvisejících metodických informací a je zde možno program objednat: www.obecuctuje.cz

Program umožňuje jak využití na jednotlivém počítači, tak v počítačové síti. Velká pozornost je věnována zabezpečení dat, při zapojení většího počtu uživatelů lze velmi efektivně nastavit přístupová práva a to na úrovni sestav, formulářů i jednotlivých datových položek.

Na jednotlivých stanicích je možné provést řadu individuálních nastavení pro pohodlnou práci podle potřeb uživatele.

Webové klientské centrum zajišťuje přístup k instalačním souborům aktuální verze programu.

Demoverzi programu s dokumentací najdete v sekci ke stažení.

Ceník také najdete v sekci ke stažení.

 

ČASTO KLADENÉ OTÁZKY

O program OBES máme předběžně zájem, chtěli bychom si ho však vyzkoušet na demoverzi, je to možné?

Demoverzi získáte stažením instalačního souboru z této stránky.
Demoverze umí všechno, co "ostrá" verze se dvěma omezeními - jednak po dvou měsících přestane fungovat, pokud si program do té doby neobjednáte a nezaplatíte, a za druhé bude omezen počet záznamů v některých tabulkách (smlouvy, pošta atd.).
Jak si můžeme program objednat?
Program si můžete objednat na stránkách www.obecuctuje.cz v sekci SW OBES. Zde vyplníte pár základních údajů, na jejich základě Vám bude vygenerována a zaslána proforma faktura. Půjde o obdobu systému objednávání kurzů a publikací, se kterým mají už tisíce úřadů zkušenost.
Rozdílné objednání je u větších městských implementací. Pokud máte zájem o využití programu na více než dvanácti stanicích, pošlete nám zprávu na obes@drings.cz, my s Vámi projednáme všechny potřebné záležitosti a nato uzavřeme smlouvu.
Jak probíhá distribuce ostré verze programu?
Podmínky pro rutinní využívání programu jsou následující:
  • je třeba mít nahranou demoverzi (staženou z našich stránek),
  • je třeba si program objednat na www.obecuctuje.cz v sekci SW OBES (resp. uzavřít na něj licenční smlouvu),
  • je třeba mít zaplacenou proforma fakturu.
Poté zašleme e-mailem licenční klíč, po jehož registraci v programu se demoverze změní na ostrou verzi s definovaným počtem uživatelských přístupů k programu.
Program OBES by mi jako ekonomce malého úřadu asi hodně pomohl, obávám se však, že v době přísných úspor financí nebude v úřadu vůle k jeho nákupu. Jsou nějaké argumenty, kterými bych prokázala, že je to program užitečný nejen pro mě?
POZOR!!! Tak to je velice důležitá otázka a netýká se jen malých obcí! Svým způsobem program usnadňuje práci účetním a my jim opravdu chtěli ulehčit nelehký úděl. Ale význam programu je širší a skutečný finanční prospěch může pocítit starosta, rada, zastupitelé a vlastně celá obec nebo město!
Mohli bychom uvést desítky případů, kdy došlo k obrovským problémům díky neznalosti orgánů obce nebo města o potenciálních závazcích. Zejména při povolební výměně volených orgánů nebo při personálních změnách v úřadu může zapadnout např. smlouva o ručení, dokumentace soudního sporu a mnoho dalších. Víme o případech, kdy se vyskytla nutnost zaplatit miliónové i desetimiliónové částky nezahrnuté do rozpočtu, díky čemuž došlo k zadlužení a paralýze veškeré potřebné činnosti, nemluvě o personálních dopadech.
Díky kontrolním mechanismům v programu si může kromě účetních kterýkoli orgán kontrolovat založení smluv do evidence, provedení předběžné řídicí kontroly, zařazení do rozpočtu, popř. provedení rozpočtového opatření. Jde o zcela novou úroveň práce, než občasné hledání smluv v šanonech.
Chceme mít jistotu bezproblémového provozu, a proto by nás zajímalo, jaká je na program poskytována záruka?
Na program je poskytována standardní záruka v délce 24 měsíců. Během roku budou vydány potřebné aktualizace programu a na každou z nich bude též poskytnuta záruka v délce 24 měsíců. Z toho vyplývá, že vlastně půjde o trvalou záruku.
Je možné program upravit na podmínky našeho úřadu?
To je trochu složitější dotaz. Úprava na podmínky Vašeho úřadu má minimálně následující tři stupně:
  • Konfigurace a číselníky. Na to jsme už mysleli při vzniku programu. Mnoho věcí si po instalaci programu nakonfigurujete podle situace ve Vašem úřadu.
  • Hromadně vyžádané úpravy. Budeme pečlivě vyhodnocovat Vaše přání a náměty a tam, kde se budete ve větším počtu shodovat, doplníme program přednostně.
  • Individuálně vyžádané úpravy. Pokud by bylo zapotřebí udělat zcela individuální úpravu nebo doplnění programu, můžeme udělat i to, ovšem pouze v případě, že by to nebylo proti principům, na nichž je program postaven. V tom případě Vám ovšem budeme fakturovat částku, kterou si předem sjednáme.
Samozřejmě uděláme maximum pro to, aby Vám program vyhovoval a měli jste pocit, že byl vytvořen právě pro Vás!
Slabou stránkou mnohých programů jsou uživatelské příručky, často nahrazované jen nápovědou v programu. Jak bude řešena uživatelská dokumentace u programu OBES?
K programu dodáváme několik stručných příruček. První se jmenuje "Začínáme", ta by měla umožnit provedení prvních kroků s programem (resp. s demoverzí). Další příručka "Instalace programu" je určena pouze Vašemu informatikovi. Podrobná "Obsluha programu" Vás seznámí s obecným návodem na obsluhu programu i využití speciálních funkcí a kláves. Uživatelé verze Professional budou mít k dispozici navíc příručku "Generátor sestav".
Dále obdržíte příručku, která Vás provede úplnými nabídkami programu, jednotlivými formuláři i sestavami. Zároveň Vám poradí s metodickými záležitostmi.
Pořádají se školení z programu OBES?
Školení připravujeme, ale zatím spíše na zkoušku. V případě dostatečného zájmu vytvoříme program školení ve všech regionech, kde se OBES ve větší míře uplatní.
Jakou máme jistotu, že program se bude vyvíjet podle novinek v legislativě i podle novinek IT (nová Windows, Office apod.)?
Tento program vznikl v kooperaci Ing. Ivany Schneiderové, která je přední odbornicí na problematiku ÚSC (nyní je např. členkou Sekce pro metodickou podporu veřejného sektoru s osobním jmenování ministra financí) a firmy DRINGS, spol. s r. o., která má dvacetileté zkušenosti s programováním pro různorodé klientské spektrum včetně předních českých firem jako jsou ČEZ, O2 a mnoho dalších. Nejde jen o dočasnou kooperaci při vzniku programu, smluvní spolupráce bude pokračovat i nadále, čímž budou zachyceny a implementovány jak legislativní novinky, tak novinky v oblasti IT. Navíc bude možné společně zapracovat co nejlépe připomínky a náměty Vás klientů.
Významná je i služba smluvní technické pomoci (STP), která zahrnuje:
  • Využití horké linky - to je služba po telefonu (na čísle 481 312 286) nebo e-mailem (na adrese obes@drings.cz), kterou se budou poskytovat rady při dotazech a problémech. Služba horké linky bude klientovi k dispozici vždy od 8.00 do 15.00 hodin od pondělí do pátku s výjimkou státních svátků.
  • Údržba - odstranění provozních problémů.
  • Zlepšení - poskytovatel zlepšuje funkčnost svých produktů.
  • Legislativní úpravy - poskytovatel garantuje zapracování všech celostátně vyhlašovaných změn legislativních předpisů v oblastech vážících se k dodaným softwarovým produktům tak, aby aktualizovaná verze byla k dispozici nejpozději do data účinnosti změny daného předpisu. Podmínkou je obecná znalost změny legislativy v přiměřeném časovém předstihu vzhledem k závažnosti vynucených změn softwaru.
V letáku je napsáno, že základní licence je pro dva personální počítače. To znamená, že jde o program, který se využívá na dvou počítačích (není propojen síťově)?
Samozřejmě jde o plně síťový SW. Základ licence pro 2 PC byl zvolen podle úvahy, že i v nejmenší obci by měli mít k programu přístup minimálně účetní a starosta. Starosta jako odpovědný za celkovou prosperitu obce, kterou lze hlídat pouze při plné znalosti závazků a pohledávek (vč. potenciálních) ze smluv, soudních rozhodnutí, dotací, záruk apod. Účetní potom jako odpovědná osoba za správné zaúčtování shora uvedených dokumentů a za vytvoření věcně i formálně správného podkladu pro rozpočet. Na městském úřadu potom by samozřejmě mělo mít přístup k programu více osob.
Za jakých podmínek je možné během užívání přikoupit další licence?
Pokud se rozhodnete během užívání přikoupit licence, je to zcela bez problémů - vypočítá se cena nové licence a od ní se prostě odečte vše, co už jste za licenci zaplatili, ani koruna navíc. Pouze Vám zašleme nový licenční klíč, ten si zaregistrujete a program nainstalujete na další stanice - pro informatika to bude záležitost na nejvýše pár desítek minut.

 

Klíčové vlastnosti

Popis modulů

Evidence smluv

Modul eviduje nejen dokumenty typu smluv, ale i např. soudní spory, rozhodnutí, ISPORFINY. Jedná se o evidenci všech významných smluvních ujednání a ostatních dokumentů pro zachycení budoucích pohledávek a závazků a potenciálních pohledávek a závazků a pro plánování toku hotovosti.

Funkce modulu:

Komu je systém určen

Obce, městysy, města i statutární města

Reference

DRINGS, spol. s r. o.

Adresa 28. října 554
511 01 Turnov
Telefon 481 319 300
Fax 481 325 933
IČO 45539979
DIČ CZ45539979
E-mail info.gif
Internet http://www.drings.cz
Logo